Custodia de datos

Muchos clientes quieren almacenar una copia de seguridad, es decir, el dispositivo propiamente dicho con su contenido, para hacer uso de él cuando lo necesite. Para ello, en OnRetrieval disponemos del servicio de custodia de datos, con el que cumplimos con unas rigurosas normas de seguridad y recogidas en un protocolo.

El servicio de custodia de documentos lo llevamos a cabo con personal de la propia empresa, que está debidamente formado física y psicológicamente para la recepción y el transporte de alta seguridad desde la empresa cliente.

La custodia de datos la iniciamos con la recogida y, una vez se han registrado los datos en el proveedor, los trasladamos al búnker, que dispone de unas instalaciones perfectamente acondicionadas en temperatura, vigilancia personal y monitorizada, limpieza y tecnología. Una vez allí, el cliente puede acceder al dispositivo siempre que quiera.

Los contenedores utilizados para la custodia de archivos están identificados con un código compuesto por tres números (número de cliente, contenedor y posición que ocupa el mismo en la cámara de seguridad de OnRetrieval “slot”). Además, los precinta el propio cliente, y no los abrimos sin la autorización del cliente, ya que no disponemos de la llave o combinación necesaria para su apertura.

Proceso de custodia de documentos de OnRetrieval

Entradas y salidas de contenedores en la cámara de seguridad de OnRetrieval

El procedimiento de entradas y salidas de contenedores en las instalaciones de OnRetrieval es dirigido por el Jefe de la Cámara, en presencia del Operador Responsable de la Unidad de Transporte.

Para la custodia de un archivo documental procedemos a su comprobación y cotejo con el albarán de entrada y salida. El número de movimientos de entrada y salida que se producen en un centro de alta ocupación de OnRetrieval supera los 200.000 por año, concentrándose estos movimientos en las horas punta (de 6:45 a 9:15, de 13:45 a 15:30, y de 18:15 a 18:30).

Entre las 9:00 y las 9:15 tiene lugar un tráfico aproximado de 300 contenedores.

Transporte

Para la guarda y custodia de archivos OnRetrieval dispone de unidades de transporte dotadas de aire acondicionado, extintor, cadenas para nieve, telefonía móvil y GPS, lo que nos permite ofrecer el mejor servicio y monitorizar en tiempo real, la posición, salidas de ruta, velocidad, paradas, tiempo de las paradas, etc.

Durante la guarda de archivos y custodia de documentos registramos todos los movimientos e incidencias, avisando de aquellas que previamente se han considerado de interés.

Personal

El personal encargado de la custodia de datos pertenece a la plantilla de OnRetrieval, y dispone de un contrato laboral con carácter indefinido, tras firmar un anexo severo en materia de seguridad y confidencialidad. Además, ha sido entrado y formado continuamente por la propia empresa.

Accesos a la zona de seguridad (cámara)

Para poder acceder a la zona de seguridad de custodia de documentos es necesario conocer una contraseña que, en combinación con otra, y ambos autorizados entre sí, permiten la entrada a la instalación.

Para la apertura de la misma hay que conocer la combinación para la apertura de la puerta de seguridad, además de disponer de la llave correspondiente. Previo a esta apertura se encuentra una puerta adicional de estanqueidad, y en el interior de la puerta de seguridad, se encuentra una puerta de reja de acero, lo que nos permite garantizar la máxima seguridad durante la custodia de archivos.

Además, disponemos de un sistema de grabación de imágenes que registra todos los movimientos realizados en la instalación. Es necesaria la intervención obligada de dos personas, autorizadas entre sí, para acceder a la Cámara de Seguridad. 

Seguridad lógica

La seguridad lógica está definida en diferentes manuales (operador, cámara, equipo de guardia y logística), en los que se detallan todos los procesos y procedimientos que intervienen en los servicios.

Seguridad electrónica

Disponemos de CCTV y grabación de imágenes, infrarrojos pasivos, magnéticos en puertas, volumétricos entre cubiertas y muros de la Cámara, dobles contraseñas para acceso, lectores biométricos, detectores sísmicos, pulsadores antiatracos, controles medioambientales, conexión central privada de alarmas, y puertas de alta seguridad norma EN-1145/1.